Versjon 1.0
I Ard arealplan as er vi oppteken av å verna og respektera personvernet ditt i samsvar med EUs personvernforordning av 27. april 2016 (2016/679 General Data Protection Regulation, «GDPR»). Denne personvernsfråsegna forklarer når og kvifor vi samlar inn personopplysningar, korleis vi brukar dei, under kva for omstende vi kan vidareformidle dei til andre, og korleis vi tek vare på tryggleiken til opplysninga. Personvernsfråsegna gjeld nytta av produkta våre og aktivitetar knytt til sal, marknadsføring og korleis vi effektuerer kundeavtaler.
Kven er vi?
Ard arealplan as er eit konsulentfirma for aktørar som ynskjer å få regulert eit fysisk areal. Ard arealplan as har kontor i Bergen. Kontoradresse er Nygårdsgaten 114, 5008 Bergen.
Spørsmål om personvern kan rettast til eller telefon +47 55 31 95 00.
Ard arealplan as er ansvarleg for behandling av persondata som vi samlar inn og lagrar i samband med at aktørar ynskjer utført tenester frå oss. Dagleg leiar er på vegne av Ard arealplan as den øvste ansvarlege for handsaminga firmaet sine personopplysningar.
Om handsamingsføremåla våre
Ard arealplan as brukar personopplysningar som er naudsynte i samband med verksemda vår som konsulentfirma. Føremålet med handsaminga er å administrera kundetilhøve. Personopplysningar vert nytta i samband med rekruttering.
Vi handsamar ikkje personopplysningane dine for sekundære føremål som er ikkje er i samsvar med det opphavlege føremålet som låg til grunn for at personopplysningane dine vart innhenta.
Personopplysningar som vert handsama
Kommunikasjon med kunden skjer via e-post, telefon, og evt. brev.
Ard arealplan as brukar e-post og telefon som ein del av det daglege arbeidet for å følgja opp kundane våre og forpliktingar. Relevante opplysningar som kjem fram av telefonsamtalar og e-postutveksling som skjer som ein del av arbeidsprosessen, vert lagra i systemet vårt for kundehandtering (CRM-system). Dette er naudsynt for at Ard arealplan as skal kunna gje deg naudsynt brukarstøtte i samsvar med avtala og dette er i samsvar med personopplysningslovens avgjerder.
Ard arealplan as sine tilsette brukar òg e-post ved intern kommunikasjon. Den enkelte er ansvarleg for å sletta meldingar som ikkje lenger er aktuelle, og minst kvart år gjennomgå og slette unaudsynt innhald i e-postkassa. Når nokon sluttar vert e-postkontoane sletta, men enkelte relevante e-postar vil normalt overførast til kollegaer.
Sensitive personopplysningar skal ikkje sendast med e-post. Vi gjer deg merksam på at vanleg e-post er ukryptert og oppfordrar deg difor til ikkje å senda sensitive eller andre fortrulege opplysningar via e-post.
Kontaktskjema på www.ardarealplan.no
Dersom du ynskjer å koma i kontakt med Ard arealplan as, kan du på nettsida vår senda mail under kunngjeringar og då treng vi namnet ditt, e-post, telefonnummer. Då sender du mail direkte til systemet vårt og vi får lett vita kva for ei kunngjering det gjeld.
Informasjonskapslar/cookies
Vi brukar informasjonskapslar (cookies), som er små tekstfiler som vert lagra på datamaskina til brukaren når du vitjar nettsidene våre. Vi brukar informasjonskapslane for å gje deg som vitjar nettsida best mogleg kundeoppleving og service. Dette er informasjon som er kryptert og som ikkje kan sporast tilbake til deg som person.
Dei fleste nettlesarar aksepterer informasjonskapslar automatisk, men du kan endre innstillingane i nettlesaren din slik at dette ikkje skjer. Det kan likevel føre til at ein del av nettstadane du vitjar ikkje lenger fungerer som dei skal.
Vi brukar Google Analytics for å analysera besøksdata, som t.d. mengder brukarar som vitjar ulike delar av nettsidene våre og varigheita av desse besøka. Informasjonen frå Google Analytics vert lagra på Googles servera i USA, og er underlagt Googles retningslinjer for personvern.
Vi brukar tenesta Crazy Egg. Tenesta analyserer visuelt korleis brukarane navigerer på ardarealplan.no. Dette gjer vi for å kunna designa nettsida betre, og gje ei betre brukaroppleving, slik at du som brukar finn den informasjonen du treng. Crazy Egg skapar eit varmebilete (heat map) og viser oss eit bilete der brukarane brukar mest tid og der dei trykkjer og om dei har forstått kva vi ynskjer med vårt oppsett av nettsida. Vi kan til dømes ikkje sjå flyten til kvar enkelt brukar på nettsida, men berre alle brukarane som ei samla gruppe. Vi kan på ingen måte spora dette tilbake til ein einskild bruker.
På ardarealplan.no brukar vi SSL kryptering på domenet vårt. SSL (secure socket layer) sikrar sidan for uønskt inntrenging frå tredjepart. Det kan du sjekka ved å sjå eit låsesymbol ved adressa i adressefeltet og at det står https i adressefeltet. Vi samlar ikkje informasjon frå brukarar av nettsida. Om nettsida vert angripen finnast det ikkje opplysningar lagra som kan vera skadeleg for ein sekundærgruppe.
Informasjon frå Ard arealplan as
Vi publiserer nyhendeartiklar som omtalar gode døme på godkjende planar og tilsvarande på nettsida vår, på Facebook og på Twitter. Desse kan innehalda bilete og namn på personar og verksemder. Ard arealplan as innhentar alltid samtykke frå dei det gjeld før nyhendeartiklar vert publisert. I tillegg er vi pliktig etter pbl. § 12-8 del 3 som seier at «forslagsstillaren skal alltid kunngjera ei melding om oppstart av planarbeidet i minst éi avis som er alminneleg lese på staden, og gjennom elektroniske medium». I tillegg publiserer Ard arealplan as informasjon på nettsidene våre. Ard arealplan as sender ut fagleg informasjon til kundane våre via nyhendebrev med informasjon om tema knyt til seg reguleringsplanarbeid. E-postadressa vert lagra i vårt CRM- system og i vårt integrerte økonomisystem (Power Office). Adressa vert ikkje delt med andre og vert sletta når du seier opp nyhendebrevet. Personopplysningar til interesserte som berre mottek nyhendebrev vert lagra i vårt epost-utsendingsverktøy og vert sletta etter seks månader.
Dersom du søkjer jobb hos Ard arealplan as
Søkarlister og innstillingar til kunngjorde stillingar i Ard arealplan as lagrast på skjerma område så lenge søkeprosessen går føre. Data til kandidatar som ikkje vert valt vert sletta etter 6 månader etter endeleg avgjerd. Tilgjenget til personalmappene er avgrensa til berre dei som har trong for å handsama desse data.
Ard arealplan as samarbeidspartnarane sine og tryggleikstiltak
Ard arealplan as har fleire underleverandørar som leverer tenester knytt til vidareutvikling, drift og tryggleik av dei digitale verktøya våre. Desse er underlagt strenge regler for datatryggleik og personvern gjennom databehandlaravtaler. Persondataa vert lagra innanfor EU/EØS.
Ard arealplan as brukar seg av eigne underleverandørar når det gjeld tenester knytet til:
- Drift, lagring og sikkerheitskopiering av Ard arealplan as, filserveren og e-post serveren og med dei administrative brukartilgjenga.
- Vårt CRM- og ERP-system og synkronisering av data frå Ard arealplan as til dei ulike applikasjonane. Slik overføring av personopplysningar mellom system er naudsynt for å kunna tilby tenester høve til avtalene våre med kundane.
- Drift og vidareutvikling av Ard arealplan sine nettsider, og ansvar for overføring av data mellom Ard arealplan as og nettside.
Ard arealplan as vil ikkje dela, selja, overføra eller på annan måte utlevera personopplysningar til andre ut over det som nemnt over, med mindre vi er rettsleg forplikta til det, eller det er innhenta samtykke til det i forkant.
Rettsleg grunnlag for å handsama personopplysningar
Personopplysningar vert lagra og vert i samsvar med handsama samtykke gjeve via samtykkeskjema eller gjennom avtaler. Vi dokumenterer dei samtykka som er gjeve og dei avtalar som er inngått i vårt CRM- system.
Kor lenge tek vi vare på personopplysningar?
Vi avgrensar varigheita vi lagrar personopplysningane dine til det som er naudsynt for handsamingsføremåla våre. Ard arealplan as har eigne rutinar for sletting av persondata frå systema våre.
Ard arealplan as tek vare på data som er registrert for kundane våre i systema våre på verksemdnivå, òg etter at ei verksemd avsluttar kundetilhøvet sitt. Personopplysningar og personlege tilgjenge vert sletta automatisk 3 år etter at ei verksemd har avslutta kundetilhøvet sitt dersom dei ikkje aktivt er sletta av kontaktpersonen i verksemda sjølv. For andre som ikkje er i eit aktivt kundetilhøve med Ard arealplan as slettast persondata når den aktuelle tenesta vert avslutta.
Dersom ytterlegare lagring av personopplysningane dine er naudsynt av lovfeste grunner, kan vi halda fram å lagra personopplysningane dine. Opplysningar vi etter bokføringsloven er forplikta til å verna, vil lagrast i inntil 5 år, i samsvar med krav i lova.
Rettar til eigne personopplysningar
Du har rett til å be om innsyn, retting og sletting av personopplysningar vi handsamar om deg.
Kontakt om innsyn, retting og sletting vert sendt Din kontakt bør innehalda ei detaljert og nøyaktig skildring av kva for ein rett du ynskjer å utøva. Du må gje oss ein kopi av dine identifikasjon for å stadfesta identiteten din, til dømes eit identitetskort eller eit pass. Sistnemnde vil slettast saman med personopplysningane dine i systema våre.
Vi har retningslinjer som sikrar at din oppmoding om innsyn, retting og sletting av personopplysningane dine vert notert, og handsama innan fristen til loven på éin månad frå mottak av din oppmoding.
Dersom kontaktpersonen til ei verksemd har bede om sletting og verksemda framleis står i eit aktivt kundetilhøve, vil Ard arealplan as kontakta verksemda og krevja at ein annan person vert oppnemnt som kontaktperson og denne registrerast i systema våre.
Verksemda/kunden kan òg sjølv administrera tilgjenge og endra kontaktperson for verksemda si overfor Ard arealplan as. Tilsette i Ard arealplan as har administratorrett og kan sletta data ved at verksemda tek kontakt og ber om dette.
Informasjonstryggleik
Ard arealplan as er ansvarleg for personopplysningar i eigne IT-system og har interne rutinar for vedlikehald og sletting av personopplysningar.
Tilsette i Ard arealplan as har teieplikt som omfattar alle data relatert til kunden og konsulentar. Vi sikrar personopplysningane dine ved tilgjengekontroll knytt til kundetilhøvet.
Ard arealplan as ber aldri om sensitiv persondata.
Ved endringar i personvernsfråsegna
Dersom vi endrar personvernsfråsegna vår, vil vi publisera ny versjon av denne. Vi legg ikkje ut tidlegare versjonar av personvernsfråsegna vår.